Что такое аутстаффинг и зачем нужен вывод персонала за штат компания?v

В бизнесе постоянно ищутся способы оптимизации работы и увеличения доходов в рамках существующего законодательства. Одним из таких инструментов, который постепенно набирает популярность в Казахстану, является аутстаффинг — метод, уже давно зарекомендовавший себя на Западе. В этой статье мы поговорим о том, что такое аутстаффинг персонала, какие преимущества он предоставляет компаниям, и какие юридические аспекты необходимо учитывать.

Что такое аутстаффинг?

Аутстаффинг — это формат предоставления персонала, при котором компания переводит часть своих сотрудников под юрисдикцию другой организации — аутстаффингового агентства. Этот термин образован от английского «outstaffing», что дословно означает «вывод за штат». Аутстаффер — это специализированная компания, которая берет на себя функции предоставления внештатного персонала. Агентство на занимается поиском, обучением новых сотрудников для клиента, а предлагает только услуги управления уже имеющимся персоналом по договору аренды.

Аутстаффер:

• Официально оформляет работника в свой штат;
• Ведет кадровый документооборот;
• Начисляет, выплачивает зарплату;
• Ведет бухгалтерский/налоговый учет;
• Вносит страховые и социальные платежи за работников;
• Формирует отчетность перед государственными инстанциями.

Для внештатных сотрудников, в большинстве случаев, ничего не меняется в плане работы — они продолжают выполнять свои обязанности на прежнем месте, однако теперь официально числятся в штате сторонней компании. Аутстаффер отвечает за их зарплату и соответствие условий труда ТК РК. Зачастую за штат выводятся специалисты таких профессий:

• Грузчики
• Комплектовщики
• Складской персонал
• Разнорабочие.

Фактический работодатель продолжает устанавливать задачи и направления работы для внештатных сотрудников, несмотря на изменение юридического статуса их трудоустройства.

 

Клестов Н. А. (генеральный директор ООО «Джи Пи Эм»): «Как владелец аутсорсинговой компании, я могу подтвердить, что аутстаффинг — это способ управления персоналом, в рамках которого наша компания оформляет в штат специалистов клиентской организации. Эти кадры юридически оформлены у нас, но фактически работают на интересы заказчика. Преимущество такого формата в том, что навыки специалистов уже известны, поэтому не требуют дополнительной проверки. Это немного увеличивает их стоимость — примерно на 10-20% выше, чем у сотрудников «с улицы», что составляет комиссию нашей компании»

 

Кому нужны услуги аутстаффинга

Вывод работников за штат подходит многим компаниям, которые хотят оптимизировать процессы и добиться экономии на пенсионных взносах, содержании персонала, налоговых выплатах. Вот категории бизнеса, которым аутстаффинг может принести пользу:

1. Торговые организации/ритейлеры, которые имеют разветвленную региональную сеть.
2. Компании со складскими площадями.
3. Производственные фирмы, которые нуждаются в дополнительных рабочих в пиковые периоды.
4. Логистические предприятия с разным масштабом товарооборота.
5. Компании, которым требуются кадры рабочих профессий — комплектовщики, грузчики, разнорабочие, фасовщики и т.д.
6. Частные компании по городским и междугородним перевозкам.
7. Строительные компании, которым нужны мастера и прорабы на сезонную или постоянную занятость.

Также аутстаффинг применяется компаниями с иностранными работниками, чтобы избежать рисков с трудоустройством нерезидентов РК. Малый бизнес зачастую выводит часть сотрудников за штат, чтобы снизить налоговую нагрузку и сохранить правовой статус фирмы.

Когда выгоден аутстаффинг персонала

Рассмотрим основные случаи, когда выгодно использовать этот метод предоставления персонала:

Компания хочет сократить общие затраты на бизнес, в которые входят зарплаты и социальные выплаты штатным сотрудникам.

Нужно применить упрощенную систему налогообложения для определенных категорий бизнеса.

Нужно оформить иностранных граждан, что зачастую сопряжено с дополнительными юридическими сложностями.

Нужны профильные работники в других регионах без создания филиалов или представительств.

В случае финансовой нестабильности компании, когда нужно экономить на налогах и отчислениях.

Бюджет фирмы не рассчитан на содержание бухгалтерского и/или кадрового отделов.

Работодатель не хочет нанимать персонал на испытательном сроке или занимающихся временной работой.

Для предпринимателей, которые не хотят тратить время на решение второстепенных и кадровых задач.

Нужно вывести из фирмы сотрудников с низкой зарплатой, например, разнорабочих, грузчиков или кассиров.

Нужно привлечь для временной/сезонной работы людей, которые по ТК РК не могут быть уволены.

В ситуациях, когда компания хочет масштабироваться, но пока находится на этапе тестирования и не готова к увеличению числа постоянных сотрудников.

Как заключить договор аутстаффинга

Услуга предоставляется на договорной основе между заказчиком, аутстаффинговой компанией и сотрудниками, которые выводятся из штата. Процесс включает в себя следующие шаги:

1. Клиент обращается в аутстаффинговую компанию с запросом на предоставление персонала для определенных проектов.
2. Компания подбирает кандидатов, либо использует уже имеющихся в своем штате, которые подходят требованиям заказчика.
3. Оформляются нужные документы для трудоустройства выбранных сотрудников в штат компании, предоставляющей услуги аутстаффинга, включая переоформление тех, кто уже работал у заказчика.
4. Определяются условия контроля, взаиморасчетов, отчетности между заказчиком и аутстаффером. На основании договора агентство выставляет счет за свои услуги.
5. Сотрудник приступает к работе или продолжает выполнять свои обязанности у заказчика.
6. В случае проверок или спорных ситуаций вопросами занимается аутстаффер.
7. Аутстаффинговая компания также рассчитывает и выплачивает зарплату внештатному персоналу.

Юридически аутстаффер — это официальный работодатель. Однако в этом формате взаимодействия сотрудники выполняют обязанности в рамках компании заказчика, под управлением ее руководства. При этом условия труда, оплаты остаются аналогичными тем, что были до перехода на аутстаффинг.

Отличия аутсорсинга и аутстаффинга

Это две разные модели работы с персоналом. Понимание различий поможет компаниям выбрать метод, который лучше подходит для их запросов.

Приведем значимые отличия аутстаффинга от аутсорсинга:

• Цель. Аутсорс применяется для частичной или полной передачи второстепенных функций/процессов заказчика сторонним организациям. Например, складские операции при сезонной загруженности. Цель аутстаффинга — это аренда работников, которые юридически принадлежит другой компании.
• Место проведения работ. Аутсорсинговые агентства зачастую оказывают услуги удаленно. Через аутстаффинг, обычно работы выполняются непосредственно на территории заказчика.
• Форма договора. В аутсорсинге заключается соглашение на оказание определенных услуг, в аутстаффинге — о предоставлении персонала.
• Оплата. При аутсорсе заказчик оплачивает конкретные работы, не несет расходов на зарплату, отпуска и больничные работников аутсорсинговой компании. В случае аутстаффинга заказчик оплачивает услуги персонала, включая их заработную плату, премии, социальные выплаты.

 

«Значимое отличие этих форматов работы в том, что при аутсорсе заказчик платит за выполненные услуги и не участвует в управлении персоналом агентства. При аутстаффинге заказчик получает в свое распоряжение сотрудников, которые официально числятся в другой компании, но фактически работают на него.»

 

Плюсы метода

Аутстаффинг — это модель управления персоналом, которая имеет преимущества и потенциальные недостатки. Вот основные из них:

Преимущества:

1. Упрощается процесс управления сотрудниками, ведения кадрового/бухгалтерского учета, особенно в больших организациях.
2. Не нужно тратить время/ресурсы на поиск, оформление кадров в компанию. Сотрудников нужного профиля можно вывести за штат без смены места работы.
3. Руководство компании контролирует работу внештатной команды, даже с учетом того, что фактически они числятся в сторонней организации.
4. Аутстаффер решает спорные и юридические вопросы по предоставленному персоналу.
5. Снижение затрат на страховые взносы, социальные отчисления.
6. Уменьшение нагрузки на отдел кадров, бухгалтерию.
7. Не нужно изменять штатное расписание для включения дополнительных сотрудников.
8. Малый бизнес может продолжать работать по упрощенной системе налогообложения.
9. Отсутствуют прямые проверки контролирующими инстанциями.
10. Потенциальное снижение налога на прибыль. Услуги аутстаффинга можно записать в расходную часть и оформить налоговый вычет.

Как выбрать аутстаффера?

Рекомендации по выбору:

Опыт работы от одного года зачастую говорит о стабильности аутстаффера.

Проверьте, регулярно ли аутстаффер платит налоги и ведет ли он четкую финансовую отчетность.

Убедитесь, что аутстаффер заключает трудовые договоры с сотрудниками, ведет кадровую документацию в соответствии с законодательством.

Наличие официального договора на аутстаффинг, который предоставляется заказчику до начала сотрудничества.

Отсутствие специальных налоговых режимов, что говорит о прозрачности работы аутстаффера.

Наличие физического офиса для личного визита и ознакомления с условиями работы организации.

Отсутствие практики оформления сотрудников как самозанятых, что может указывать на уклонение от налогов.

Остерегайтесь слишком низких цен на услуги аутстаффинга, так как это может говорить о низком качестве услуг или недостаточной квалификации аутстаффера.

Что такое договор аутстаффинга

Это основной документ, который регулирует отношения между заказчиком, персоналом и аутстаффером. Соглашение должно содержать пункты для защиты прав и интересов обеих сторон.

Основные требования:

1. Цели использования внештатных сотрудников. Должны быть определены задачи, для которых привлекается персонал.
2. Квалификация, количество работников. Указывается, количество и профильные навыки сотрудников.
3. Сроки предоставления рабочих. Точные даты, когда персонал приступает к работе.
4. Размер, условия выплаты комиссии аутстафферу прописываются в документе.
5. Гарантии сторон. Прописываются гарантии выполнения своих обязательств клиентом и аутстаффером.
6. Срок действия договора. Указывается период действия соглашения.
7. Реквизиты сторон. Наименование, юридический адрес, данные учредительных документов.
8. Условия разрешения споров. Порядок урегулирования споров с сотрудниками, контролирующими организациями.
9. Расположение рабочих мест. Указание места, где сотрудники будут фактически выполнять обязанности.

Эти требования помогут избежать юридических проблем и гарантировать законное сотрудничество сторон.

Правовое регулирование аутстаффинга

Правовые аспекты аутстаффинга персонала в Казахстану с 2016 года получили более четкие рамки регулирования:

• В Трудовой кодекс была внесена статья 56.1, которая регулирует вопросы заемного труда.
• Период предоставления сотрудника другой организации не должен превышать 9 месяцев.
• Аутстаффинг допускается для временной работы в связи с расширением производства, для замещения временно отсутствующих штатных сотрудников, а также в качестве помощников в домашнем хозяйстве.
• Заключение временных трудовых соглашений со студентами-очниками, многодетными или одинокими родителями с несовершеннолетними детьми, а также лицами, освобожденными из исправительных учреждений.
• Обязательная аккредитация агентств. Аутстаффер должен иметь аккредитацию, вести деятельность в соответствии с определенными видами ОКВЭД, которые включают подбор персонала и временное трудоустройство.
• Верификация аккредитации аутстаффера. Проверить аккредитацию агентства можно на сайте Роструда. Нужно ввести название или ИНН компании в реестр частных агентств занятости.

Аутстаффинг пока набирает обороты в Казахстану как инструмент управления персоналом. Эксперты предсказывают, что в ближайшем будущем компании разных масштабов осознают преимущества этого подхода. Особенно актуален он будет для средних и малых предприятий, которые ищут экономичные решения для своего бизнеса. При тщательном подходе к выбору аутстаффера, составлению договора и соблюдению всех норм законодательства, аутстаффинг может помочь снизить затраты и повысить КПД предприятия.